Мастерские текста (masterskietexta) wrote,
Мастерские текста
masterskietexta

Categories:

Советы. Как написать эффективное электронное письмо

1. Придумайте ясный и убедительный заголовок

Все электронные письма в вашем ящике выглядят одинаково. Не существует внешних подсказок, по которым вы могли бы понять, какое из них важное, а какое нет: ни штемпелей авиапочты, ни сортов почтовой бумаги, ни конвертов, ни знакомого почерка. Единственный признак – личность отправителя и тема.

Вы не сможете о многом судить по первому критерию, чего не скажешь о втором – определении темы по заголовку или названию. Как люди, много лет проработавшие в рекламном бизнесе, мы можем точно сказать, что заголовок – самая читаемая часть любого объявления. Именно заголовок побуждает людей читать дальше (приглядитесь к заголовкам газет, и вы поймете, что обращает на себя взгляды читателей).

Вам необходима тема, которая привлекает внимание и передает суть вашего послания. Она может быть официальной или неофициальной, серьезной или цветистой, традиционной или необычной. Но ее не может не быть.

Зачастую руководители устанавливают в своей почте автоматические фильтры, чтобы сортировать входящие сообщения по степени важности или сканировать метки отправителя и тему письма.
Важно помнить об особенностях тех электронных сообщений, которые отправлены группе лиц. Все последующие ветви такой переписки связывают этих людей друг с другом, и каждый получатель может определить, относится та или иная реплика к нему или нет. Вас бы очень раздосадовало, если бы вы, прочитав три абзаца, обнаружили, что содержание не имеет к вам отношения. Сразу уточните, кому предназначается ваше сообщение, к примеру: Расписание по запуску ракеты для команды.

Не сохраняйте старые названия ни в ответах, которые не имеют ничего общего с актуальной темой, ни в переписке, которая продолжается до бесконечности с одним и тем же названием. С другой стороны, если вы добавляете нечто существенное к прежнему сообщению, то не меняйте название до тех пор, пока оно не перестанет быть актуальным. Если вы отправляете несколько сообщений, тематически не связанных между собой, лучше отправить их по отдельности. Это не отнимет у вас много времени, а письмо будет удобнее читать, равно как и ссылаться на него.


2. Максимально урезайте текст

Безжалостно сокращайте текст, в буквальном смысле. Берегите время вашего читателя и сразу переходите к сути. Помните, что e-mail – это другое измерение. Очень тяжело читать длинные сообщения на мониторе, а все, что по объему занимает больше одного экрана, рискует быть непрочитанным (в этом случае лучше отправить вложение).

«Я никогда не сталкивалась со слишком коротким электронным письмом; наиболее эффективные из них коротки и в то же время отражают самую суть», – говорит Мэнни Фернандес, председатель правления Gartner Group.

Постарайтесь исключить около 50 % написанного. Вы будете приятно удивлены, заметив, как потом будут бросаться в глаза все главные моменты вашего письма.

Кто-то спросил Огюста Родена, как он смог изваять из мрамора слона. Он ответил, что это легко: «Вы просто убираете все, что не является слоном». Убирайте все, что не относится к вашему вопросу.

«Кратко и благозвучно» – таков первый принцип ведения электронной переписки кабельного телеканала НВО (Home Box Office). Руководители НВО говорят, что люди требуют быстрых ответов на простые вопросы.

Существует немало аббревиатур, сокращений слов и фраз для электронной почты, но мы не рекомендуем ими пользоваться (разве что FYI). Почти все они считаются сленгом и большинством людей не воспринимаются.


3. Старайтесь не наделять ваши сообщения ассоциативными признаками

Встречаются чересчур короткие электронные письма – в том смысле, что по ним нельзя понять контекст. Если не дается ссылки на некое исходное сообщение, то это заставляет читателя ворошить всю почту (если она сохраняется), чтобы понять, о чем именно идет речь.

Например, фраза «Я в вашем распоряжении» может означать «Я свободен и могу выступать на вашей встрече 14-го».

«Вы получили мое сообщение о встрече 14-го? Вы можете прийти?» – напишите так вместо «Вы получили мое сообщение?»

Не стоит писать так, чтобы у читателя возникало множество ассоциаций. Четко выражайте цель вашего письма: каких действий вы ожидаете; если вы ждете ответа, то установите конкретный срок.


4. Выбирайте верный тон

Электронное письмо безлико и безголосо. Настроение автора не может быть передано интонациями, как при телефонном разговоре. Электронные письма – нечто совсем иное: их можно истолковать неверно. Бывает, внезапно вы натыкаетесь то на обрывочные комментарии, то на резкие вопросы («Где, в конце концов, меморандум о...?»)

Некоторые люди добавляют к тексту комбинации знаков препинания и «смайлы», пытаясь передать интонации написанного. Однако понять их могут далеко не все и пользуются ими все же в неформальной среде. Тон, который вы желаете сохранить в сообщении, лучше продемонстрировать с самого начала, с заголовка.

Помогите! Как нам ответить? Или:
Огромное спасибо всем!

В некоторых случаях разумнее ответить: «Позвольте мне подумать. Я напишу вам утром». Так автор присланного вам письма знает, что оно получено, а ответ будет обдуманным.


Отрывки из книги "Как писать так, чтобы вам доверяли" (авторы: Кеннет Роуман и Джоэл Рафаэльсон)
Tags: как писать так чтобы вам доверяли, советы
Subscribe

Posts from This Journal “как писать так чтобы вам доверяли” Tag

  • Советы. Как сказать «нет»

    Нет, мы не можем предложить вам работу. Нет, мы не можем дать вам еще один кредит. Нет, мы не согласны с тем, что это была наша вина и что мы…

  • Советы. Как писать на компьютере

    Существует много способов того, как писать на компьютере, учитывая индивидуальные особенности и привычки. Один автор любит прокручивать документ…

  • Советы. Как писать так, чтобы вам доверяли

    «Несколько поколений назад появление телефона уничтожило искусство письма. Теперь же ему настало время вернуться», – пишет The…

  • Post a new comment

    Error

    Anonymous comments are disabled in this journal

    default userpic

    Your reply will be screened

  • 0 comments